PROJECT

セミナー案件を担当する

2018年01月30日

ひとくちにセミナーと言っても、社内会議・BtoC、BtoB、研修会、シンポジウムなど、その内容も規模もひとつとして同じものはありません。 今回は基本となる「社内会議」に焦点をあてて一連の流れをご案内します。
すべては一本の電話から
まずはお客様からのお問い合わせをいただきます。日程・規模・内容などをお伺いし、仮予約またはキャンセル待ちをいただきます。その後はお見積りを作成し、お下見の日程を調整します。
お電話に出たご縁から、最後まで担当となるケースが多いです。
会場の下見がとにかく重要
ほとんどのお客様が、実際に会場をご覧になってから選定に入ります。会場が、お客様のご要望と目的に応えられるのか。会場担当者を信頼して催事をお任せいただけるか。下見の時に使用の有無が決まると言っても差し支えない程、下見は重要です。(マグネットスタジオのスタッフは会場をただ案内するだけでなく、イベントパートナーとしてお客様の催事がより良くなるよう、工夫や提案力も磨いていきます)
ご成約後、本番に向けての準備に
無事会場の使用が決定した後は、お申し込みの手続きや請求書の作成があります。その他、レイアウト図面の作成や、場合によってはお弁当やケータリングなどの手配も行います。どのようなものをお勧めするかはあなた次第です。また、音響・照明・映像の各セクションへの連絡も欠かせません。日程が近づいてから再度お打合せにいらっしゃるお客様も多いです。
前日に、お客様とお打合せたレイアウトを設営し、最終確認を経て、当日を迎えます。この催事の成功は、すべてあなたにかかっています。
当日を無事終えてからもご縁は続く
当日はお客様をお出迎えし、必要機材などの確認と説明を経て、いざ本番です。お客様から急なご要望をいただく事も勿論ありますが、そんな時こそ会場のプロとして落ち着いて対応します。
来場者の入退場の混雑具合を見たり、空調のチェックをしたり、お弁当やケータリングの対応をしたり、常にお客様をサポートします。そうして無事、催事は終了です。
最後にお客様が笑顔でお帰りになって下さることが、何よりの醍醐味かもしれません。次回開催の折に、真っ先に検討会場に挙がることは間違いありませんので、次回もあなたにお願いしたいです、と言っていただけると本当にやりがいを感じます。

DAILY SCHEDULE

プロジェクトのスケジュール

06.01お客様から会場のお問い合わせ
06.05お下見
06.10会場使用決定/申込書のやり取り
07.15お打ち合わせ
07.19開催前日、前日設営・最終確認
07.20開催当日、当日対応
07.21御礼/請求書発行・次回仮予約など